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Mit Impower trotzt „Banse Objektverwaltung“ dem Fachkräftemangel - und sorgt gleichzeitig für betriebliches Wachstum.
Papierlastig, analog und nur wenige automatisierte Prozesse: Als Daniel Banse die Hausverwaltung in Stralsund vor drei Jahren übernahm, war von Digitalisierung fast keine Spur. Sehr zum Bedauern der Angestellten, wie Banse erklärt. „Früher lief alles sehr manuell, die Belegverarbeitung dauerte lange. Die Angestellten saßen oft bis 19 Uhr in der Buchhaltung.“ Zudem hatte die Immobilienverwaltung Schwierigkeiten, neue Mitarbeiter zu finden. Doch diese Probleme hat Banse nun nicht mehr – und um 16 Uhr fällt der Stift. Grund dafür ist die Modernisierung der Immobilienverwaltung und der Einsatz von Impower.
Seit 2023 arbeitet Banse an der Modernisierung und Digitalisierung der Hausverwaltung. Das ist wichtig – auch, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. „Hier in der Region Stralsund wird nicht so viel ausgebildet. Die nächste Berufsschule ist zwei Stunden entfernt“, erklärt er.
Arbeitskräfte bekommt er vor allem durch Kaufleute, die zu zertifizierten Immobilienverwaltern weitergebildet werden. Gut, dass er mit Impower ein ERP-System gefunden hat, das die Einarbeitung neuer Angestellter stark vereinfacht.
Impower kommt al ERP ins Spiel
“Die Nutzung ist intuitiv und selbsterklärend”
„Mir hat das cleane Design von Impower sofort gefallen. Die Nutzung ist intuitiv und selbsterklärend, man kann im Grunde nichts falsch machen“, sagt er. Was er besonders schätzt? Das digitale Postfach. „Wir bekommen Tausende Rechnungen im Monat. Diese erhalten beim Eingang einen digitalen Stempel und werden dann an Impower weitergeleitet. Die Künstliche Intelligenz liest die Rechnung aus und verknüpft sie automatisch mit der Buchung, nachdem ich die Zahlung angestoßen habe. Danach fasse ich die Rechnung nicht mehr an.“ Kein Ausdrucken, kein Archivieren, kein Abheften.
Einarbeitung neuer Angestellter
Schon nach drei Monaten zur vollwertigen Arbeitskraft
Neue Mitarbeiter ließen sich mit Impower in kürzester Zeit in die Buchhaltung einarbeiten, sagt Banse. Dafür dankt er dem On-Demand-Schulungsangebot für seine Angestellten.
Es gibt eine Demo-Umgebung, mit der ich den Zyklus einer Hausverwaltung einmal durchlaufen kann.
Daniel Banse Geschäftsführer, Banse Objektverwaltung
Und das alles, ohne dafür in eine andere Stadt fahren zu müssen.
„In der ersten Woche absolvieren neue Mitarbeiter die Impower-Schulung. Schon innerhalb von drei Monaten können sie als vollwertige Angestellte eingesetzt werden. Das ist echt schnell.“ Mit mehreren Angestellten habe man das so gemacht, es funktioniere gut und nehme den Mitarbeitern die Angst vor dem neuen Programm – auch den älteren Angestellten. „Wir hatten zwei ältere Kolleginnen von der Hausverwaltung übernommen, die mehr als 20 Jahre lang die Buchhaltung mit einem Programm aus den 90ern gemacht haben“, erzählt Banse. Auch sie hätten Impower kinderleicht erlernt.
Hunderte Funktionen, die den Alltag als Hausverwalter vereinfachen
Eine von ihnen ist Ilona Drews. Die heute 65-Jährige arbeitete jahrelang mit verschiedenen Hausverwaltungsprogrammen. Doch vor der Einführung von Impower hat sie sich gefragt, was nun auf sie zukommen würde. „Jüngere Menschen erfassen neue Programme sicherlich schneller als ältere Menschen, die vor neuer Technik manchmal etwas mehr Respekt haben”, sagt sie.
Doch als sie Impower kennengelernt hat, hat sie schnell gemerkt, dass das System nicht schwer zu bedienen ist. Objekte anlegen, Rechnungen zuweisen - Buchung erledigt. „Wir haben die Demo durchgespielt und das Programm schnell kennengelernt“, erzählt sie. Ihr Fazit: „Impower kann im Prinzip jeder erlernen.“
Die tägliche Arbeit mit dem neuen Programm mache Spaß, sagt Drews. „Die Prozesse sind im Vergleich zum alten Programm viel transparenter und effizienter. Früher mussten wir die meisten Daten händisch zusammenstellen. Jetzt findet Impower automatisch die Prozesse, die zusammengehören.“ Ein weiterer Vorteil ist, dass sie mit dem ERP-System auch von zu Hause aus arbeiten kann. Mit dem alten Programm war das nicht möglich.
„Impower kann im Prinzip jeder erlernen.“
Ilona Drews Buchhalterin bei Banse Objektverwaltun
Mit echter KI Prozesse automatisieren und Personal entlasten
"So haben wir das schon immer gemacht" gibt es nicht mehr
„Unsere Mitarbeiter haben verstanden, dass Veränderung gut ist“, sagt Daniel Banse. „Das Credo: ‚Haben wir schon immer so gemacht’, gibt es nicht mehr.“ Die Hausverwaltung stellt nun bewusst ältere Menschen ein. „Selbst wenn neue Angestellte nur drei Jahre bleiben, reicht uns das aus. Durch die schnelle Einarbeitung durch Impower ist das kein Problem.“ Wenn man ein iPhone bedienen kann, könne man auch mit Impower arbeiten, so Banse.
Automatische Prozesse und effizienteres Verwalten: Seit Einführung der neuen Software müsse niemand mehr Überstunden machen, berichtet Banse. „Frau Drews konnte von 40 auf 30 Wochenstunden reduzieren. Und ich konnte letztes Jahr sogar sechs Wochen in den Urlaub fahren.“
Impower als Wachstumstreiber
Mehr Zeit, mehr Profitabilität
Neben der Entlastung des Teams gibt es einen weiteren Vorteil: Wachstum. „Mit derselben Belegschaft können wir eine größere Arbeitslast bewältigen. Deshalb kommen immer wieder neue Objekte dazu.“ Ein „gesundes Wachstum“ von zehn Prozent verzeichnet Banse pro Jahr. Das Ziel lautet, die Immobilienverwaltung pro Jahr um 100 Einheiten zu vergrößern. „Wir arbeiten sehr optimiert. Wirtschaftlichen Druck haben wir keinen. Unsere Profitabilität konnten wir deutlich erhöhen.“
„Wir arbeiten sehr optimiert. Wirtschaftlichen Druck haben wir keinen. Unsere Profitabilität konnten wir deutlich erhöhen.“
Daniel Banse Geschäftsführer, Banse Objektverwaltung
Auch für die Zukunft sei man mit Impower gut aufgestellt, denkt Banse, trotz des Drucks im Immobiliensektor. „Wegen der politischen Veränderungen werden auch wir Verwalter künftig noch mehr unter Druck stehen. Deshalb braucht es kluge, mit KI-unterstützte Prozesse.“
Die Angestellten müssten für komplexe Sachverhalte und zur Prüfung eingesetzt werden. Sich ständig wiederholende Tätigkeiten wie die Verknüpfung von Belegen mit der Buchung könne die Software übernehmen. „Dem Kunden ist am Ende egal, ob die Arbeit von der Software oder dem Menschen gemacht wurde. Er bezahlt für die Abrechnung“, so Banse.
