Herr Funke-Kaiser, warum scheitern Immobilienverwaltungen häufig? „Es gibt zwei große Problemfelder“, sagt Ralph Funke-Kaiser. „Zum einen fehlen qualifizierte Mitarbeiter, zum anderen wird die Digitalisierung verschleppt.“
Der Fachkräftemangel, ein gesamtgesellschaftliches Phänomen, treffe die Immobilienbranche mit voller Wucht. Die Arbeit als Verwalter sei für viele schlicht nicht attraktiv: hohe Kundenerwartungen, Arbeitszeiten am späten Nachmittag oder Abend, oft wenig Anerkennung. Gerade junge Berufseinsteiger würden schnell an ihre Grenzen stoßen. „Viele halten dem Druck nicht stand, die Abbrecherquote ist hoch“, so Funke-Kaiser.Was können Unternehmen dagegen tun?
Für ihn ist klar: „Immobilienverwalter müssen endlich begreifen, dass sie um Mitarbeitende kämpfen müssen – mit flexiblen Arbeitszeiten, Remote-Optionen und möglichst angenehmen Rahmenbedingungen.“ Beim Gehalt sei der Spielraum oft begrenzt, denn die Branche stehe unter hohem Kostendruck. Umso wichtiger sei es, andere Anreize zu schaffen.
Es gibt momentan zwei große Problemfelder: fehlende Mitarbeiter und ausbleibende Digitalisierung.
Eine kurzfristige Lösung sieht Funke-Kaiser im gezielten Outsourcing: „Wenn mir Personal fehlt, kann ich bestimmte Aufgaben – etwa die Buchhaltung – an spezialisierte Dienstleister auslagern.“ So bleibe dem eigenen Team mehr Zeit für die Kunden vor Ort: Objektbetreuung, Sachbearbeitung, Eigentümerversammlungen.
Doch echte Entlastung bringe auf lange Sicht nur die Digitalisierung. Und gerade daran mangele es in vielen Verwaltungen. Der Grund? „Es fehlt schlicht an Zeit“, sagt Funke-Kaiser. „Viele sind im Tagesgeschäft so gefangen, dass für strategische Themen kein Raum bleibt.“ Dabei sei die digitale Transformation längst überfällig – und alternativlos. „Als Hausverwaltung muss man sich extrem effizient aufstellen. Das geht nur digital.“
Mit der richtigen Software lassen sich Informationen schnell finden, Prozesse automatisieren, Ressourcen gezielter einsetzen. „Und: Ein digitaler Arbeitsplatz ist für viele Fachkräfte attraktiver“, betont Funke-Kaiser.
Die Digitalisierung des Betriebs ist dringend notwendig. Man muss bereit sein, diesen Aufwand in Kauf zu nehmen.
Ein Thema, das ihm besonders am Herzen liegt, ist der Bürokratieabbau. „Wir ersticken an Verordnungen“, sagt er. Laufend würden neue Regeln eingeführt, ohne dass alte gestrichen würden. „Es gibt keine Anzeichen, dass sich das bald ändert.“Seine Hoffnung: Künstliche Intelligenz. „Wer mit ChatGPT arbeitet, sieht, was heute schon möglich ist. KI wird ein zentraler Hebel, um der Bürokratisierung Herr zu werden. Für mich ist sie der Gamechanger.“
Natürlich kostet Digitalisierung nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Doch wer sich jetzt nicht bewegt, habe langfristig keine Chance, glaubt Funke-Kaiser. „Ich muss jetzt Geld in die Hand nehmen, um später Zeit und Nerven zu sparen.“
Ein positives Beispiel ist für ihn das PropTech Impower: „Die Software ist logisch aufgebaut, intuitiv bedienbar und nicht mit Informationen überfrachtet.“ Besonders die intelligente Buchhaltung und die nahtlose Integration mit anderen Programmen durch offene Schnittstellen seien praxisrelevant. „Der Zugriff per Browser macht Impower zudem sehr flexibel – das ist bei weitem nicht bei jeder Lösung so.“Für Funke-Kaiser steht fest: „Mit Impower ist man gut auf die Anforderungen der Zukunft vorbereitet.“
