70 Prozent weniger Zeit für Abrechnungen

Von 10 auf 3 Minuten pro Abrechnung: Der Wechsel, der alles verändert hat

Weniger Klicks, einfachere Abläufe und bis zu 70 Prozent Zeitersparnis: Mit dem Wechsel zu Impower hat Kubon Immobilienmanagement seine Verwaltungsarbeit modernisiert. Geschäftsführer Marc Weiler sieht das Unternehmen bestens für weiteres Wachstum aufgestellt.

Wer Immobilien verwaltet, braucht eine Software, auf die er sich verlassen kann. Bei Kubon Immobilienmanagement in Magdeburg wurde es Zeit für einen Wechsel: Das bisherige ERP-System war technisch in die Jahre gekommen. Server statt Cloud, Weiterentwicklungen blieben hinter den Erwartungen zurück und der Support überzeugte nicht mehr. “Wir haben keine Zukunft mehr mit dem System gesehen“, sagt Geschäftsführer Marc Weiler. 

Auch die Bedienung war der Hausverwaltung zu umständlich. “Das ging nur mit Tastenkombinationen. Wir hatten dafür immer zwei Blätter mit den Kombinationen auf dem Tisch liegen. Das war einfach nicht mehr zeitgemäß. Wir sind ja schon früh in die Digitalisierung eingestiegen. Die Software ist unseren Anforderungen hinterhergehangen.“

Schluss mit komplizierter Software

Ein modernes ERP für die Zukunft

Auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Lösung schaute sich Weiler mehrere Anbieter an. Bei Impower überzeugten ihn nicht nur die einfache Bedienung und die Möglichkeiten für die Weiterentwicklung der Software, sondern vor allem die Kommunikation. Während er sich bei anderen Anbietern nicht ausreichend willkommen fühlte, erlebte er bei Impower eine offene und partnerschaftliche Zusammenarbeit. “Die Kommunikation rund um den Wechsel war herausragend. Impower hat uns gezeigt, wie das System funktioniert, und uns die Angst vor der Datenmigration genommen.“

Die neue Benutzeroberfläche war deutlich intuitiver. Statt sich Tastenkombinationen und verschachtelte Wege durch das Programm merken zu müssen, finden die Mitarbeitenden zentrale Funktionen direkt auf der Startseite. “Du hast dort nur acht Schaltflächen”, so Weiler. “Der Unterschied bei der Bedienung ist himmelweit.” Auch die integrierte Hilfefunktion und Erklärvideos erleichtern den Einstieg.

Datenmigration mit Plan – und einem Team, das mitzieht

Strukturierte Migration, erfolgreicher Start

Im November 2025 nahm Kubon die Umstellung in Angriff. Das Unternehmen plante dafür eine Woche ein, in der es für Kunden nicht erreichbar war. Die Daten wurden schrittweise übertragen. “Das ging relativ fix.” Für das Team bedeutete das einiges an Fleißarbeit – die Zusammenarbeit mit dem Anbieter machte den Aufwand jedoch überschaubar. Die Mitarbeitenden zogen mit. Jeder kümmerte sich um seinen Bereich, und die Akzeptanz war laut Weiler von Anfang an hoch. “Es hat allen Spaß gemacht. Wir hatten das Gefühl, gemeinsam eine Stufe weiterzukommen.“

Die Migration ging relativ fix

Marc Weiler Geschäftsführer, Kubon Immobilienmanagement

Die Umstellung zahlte sich schnell aus. Auch aufgrund der Möglichkeit, flexibel von zu Hause zu arbeiten. Gerade für ein junges Team, in dem Mitarbeitende Beruf und Familie vereinbaren müssen, ist das ein echter Vorteil.

Weniger Klicks, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit

Zwei statt zehn Klicks

Wie stark sich die neue Software im Alltag bemerkbar macht, zeigt sich besonders bei wiederkehrenden Aufgaben. Lena Bock, bei Kubon für Vermietung und Verwaltung zuständig, erlebt das täglich. Neue Mieter lassen sich schneller anlegen. “Vorher hat das mindestens zehn Klicks gedauert, jetzt braucht man nur noch zwei Klicks”, sagt sie.

Die Stammdaten seien übersichtlich aufbereitet und Wohnungen oder Eigentümer können direkt über die Namenssuche gefunden werden – ein großer Vorteil bei Häusern mit 180 Einheiten. “Arbeitsschritte, die vorher 20 bis 30 Minuten gedauert haben, schaffen wir jetzt in fünf bis zehn Minuten. Unsere Buchhalter sind vollends begeistert”, so Bock.

Intuitive Bedienung statt aufwendiger Einarbeitung

Neue Mitarbeitende? Einfach loslegen

Auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender zeigt sich für Lena Bock ein deutlicher Unterschied. Während das alte ERP-System so komplex war, dass neue Mitarbeitende eine umfangreiche Einweisung benötigten, ist der Einstieg mit Impower wesentlich einfacher.

Unsere Buchhalter sind vollends begeistert

Lena Bock Immobilienkauffrau, Kubon Immobilienmanagement

„Die beiden Systeme kann man gar nicht vergleichen. Das alte war so komplex, dass neue Mitarbeitende erst einmal eine riesige Einweisung gebraucht haben. Mit Impower kann man die Leute mehr oder weniger einfach hinsetzen und sagen: Leg los! Das ist einfach ein Gamechanger“, erzählt Bock.

700 Einheiten, eine Mitarbeiterin – und deutlich weniger Aufwand

Effiziente Sondereigentumsverwaltung

Besonders deutlich wird der Effizienzgewinn durch Impower in der Sondereigentumsverwaltung. “Meine Kollegin betreut allein 700 Einheiten. Früher hat sie zehn Minuten pro Abrechnung gebraucht. Heute sind es drei Minuten. Das ist ein wahnsinniger Zeitfaktor”, sagt Marc Weiler. Das entspricht einer Zeitersparnis von rund 70 Prozent. Auch bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen profitiert das Team davon, dass Daten und Prozesse besser ineinandergreifen.

Für Weiler ist das ein entscheidender Hebel. Denn Kubon möchte weiter wachsen und zusätzliche Mandate übernehmen – zunächst in Magdeburg, perspektivisch auch darüber hinaus. Mehr Verwaltungsbestand muss dabei nicht automatisch mehr Personal bedeuten. „Wir wachsen stark und brauchen dafür nicht gleich neue Mitarbeitende“, sagt er.

Erwartungen erfüllt, Zukunft gesichert

Ein System, das hält, was es verspricht

Für ihn zählt nicht allein, was eine Software beim Verkauf verspricht. Entscheidend ist, ob sich die Erwartungen im laufenden Betrieb erfüllen.

Der Wechsel war genau der richtige Schritt.

Marc Weiler Geschäftsführer, Kubon Immobilienmanagement

Dass Impower kontinuierlich weiterentwickelt wird und Verbesserungen sichtbar werden, bestärkt ihn in seiner Entscheidung. Sein Fazit fällt deshalb klar aus: „Mit Impower fühle ich mich gut für die Zukunft aufgestellt. Der Wechsel war genau der richtige Schritt.“