Kleine Verwaltung, große Hürden – Fachkräftemangel bei 20 neuen Paragrafen
Mental fordernd, stressig und es gibt viele gesetzliche Auflagen, die es zu beachten gilt: Der Job in der Hausverwaltung ist anspruchsvoll. Viele Menschen möchten sich diese Arbeit nicht antun.
Für Hausverwalter ist das ein Problem: Der Fachkräftemangel ist ein großes Problem für die Branche, auch für die Hausverwaltung Jordan in Freising in der Nähe von München. Doch die Verwalter haben eine Lösung gefunden: die Hausverwalter-Software von Impower.
Die Hausverwaltung Jordan gibt es seit den 90er-Jahren, im vergangenen Jahr wurde sie jedoch verkauft. Mit dem Geschäftsführerwechsel ging eine langjährige Angestellte in Rente. Eine neue Buchhalterin musste her. “Es war sehr schwierig, jemanden zu finden. Der Job ist eben psychisch herausfordernd”, sagt der neue Geschäftsführer Frank Fetzer. Denn selten rufe jemand in der Hausverwaltung an, der “total glücklich” sei.
Und mit neuen gesetzlichen Auflagen werde die Jobbeschreibung immer komplexer. “Mit dem Gebäudeenergiegesetz müssen auch die CO₂-Kosten erfasst werden, die nicht auf Mieter umgelegt werden können. Die Kosten müssen mit einer komplizierten Formel berechnet werden – und von solchen Dingen gibt es 20, die in den letzten Jahren dazu gekommen sind.” Viele Mitarbeiter hätten darauf keine Lust.
“Wir haben jetzt vier Angestellte und kommen damit klar. Das liegt auch am neuen System: Wir haben alleine schon viel Zeit bei der Einarbeitung der neuen Mitarbeiterin gespart”, so Fetzer. Die Software für Hausverwaltungen sei sehr benutzerfreundlich und die Bedienung könne man leicht erlernen. “Bei Fragen gibt es die Hilfeseite von Impower und Schulungsvideos.” Mit dem bisherigen Buchhaltungssystem musste man neue Mitarbeiter erst zwei Tage zu Schulungen schicken.
Es sei veraltet gewesen, sagt Fetzer, seit Anfang des Jahres benutzt die Firma Impower. Die Geschwindigkeit des Programms sei deutlich besser, man arbeite mit dem Programm einfach schneller. “Mit Impower sind wir bei der Rechnungsverarbeitung 5x schneller als mit dem alten Programm, weil die Rechnungen in Papierform in einem Ordner abgeheftet werden mussten.”
“Mit Impower haben wir 50 Prozent der Zeit in der Buchhaltung eingespart.”
“Mit Impower haben wir 50 Prozent der Zeit in der Buchhaltung eingespart.” Mit der freigewordenen Zeit könne man die Kunden intensiver betreuen oder Eigentümerversammlungen besser vor- und nachbereiten, sagt Fetzer. Und die Arbeit mache nun einfach mehr Spaß. “Das System hat eine moderne Aufmachung und ist intuitiv bedienbar”, so Fetzer. “Das alte Programm hat gemacht, was es sollte: eine korrekte Buchführung erstellen. Spaß hat es aber nicht gemacht.” Mit Impower hätten die Mitarbeiter hingegen Freude bei der Arbeit.
Mit dem neuen ERP System investiere man in die Zukunft, sagt Fetzer. Seit 1. Januar gilt die digitale Rechnungspflicht, die das bisherige System nicht umsetzen konnte. Zudem seien die Kundendaten jetzt besser geschützt. “Früher waren wir für die Datensicherheit auf unseren Servern selbst zuständig, jetzt übernimmt das Impower.” Das ERP-System ist cloudbasiert, lokale Server braucht es dadurch nicht mehr und die Verantwortung für den Datenschutz entfällt ebenso. “Als Hausverwaltung muss man digital werden und Prozesse automatisieren. Wir sind jetzt gut für diesen Wandel aufgestellt”, sagt Fetzer.
Das cloudgestützte System bringt noch einen weiteren Vorteil: das flexible Arbeiten. Die neue Buchhalterin wohnt weit weg vom Büro der Hausverwaltung – doch mit der Hausverwalter-Software ist das kein Problem. Die Kollegin arbeite 100 Prozent im Homeoffice, sagt Fetzer.
"Die Kollegen können einfach von Zuhause aus arbeiten, wenn mal die Kita der Kinder ausfällt”
“Das ist auch für die anderen Mitarbeiter ein Vorteil. Die Kollegen können einfach von Zuhause aus arbeiten, wenn mal die Kita der Kinder ausfällt”, sagt der Geschäftsführer. Impower helfe damit, die Mitarbeiter an die Firma zu binden – und Geld zu sparen, zum Beispiel für Serverräume und Büroplätze. Eine intelligente Investition in die Zukunft.
