Eine starke Hausverwaltung beginnt mit einer starken Software
Das Team besteht aus nur zwei Geschäftsführerinnen – und trotzdem betreut die Hausverwaltung mehr als 600 Einheiten. Was Sabrina Meier und ihre Partnerin und Schwiegermutter leisten, ist erstaunlich. Wie das geht?
Mit einer cleveren Software. “Wenn man alleine ist, muss das Buchhaltungssystem so effizient wie möglich sein. Sonst funktioniert das nicht”, sagt Meier. Seit der Einführung von Impower hat sich die Zahl der Einheiten ihrer Immobilienverwaltung GVD mehr als verdoppelt. “Unsere Priorität Nummer eins ist eine einfache und schnelle Software”, so Meier. “Alles andere ist egal.”
Die Hausverwaltung in Neumarkt in der Oberpfalz gibt es seit fast 30 Jahren; gegründet wurde sie von Meiers Schwiegermutter Gaby van Dijk. 2023 kam Sabrina Meier dazu – und mit ihr hat sich einiges in der Firma verändert. “Als ich gekommen bin, habe ich mir die Software angesehen – und die ging gar nicht”, erzählt sie.
Damit sei man stundenlang mit der Dateneingabe beschäftigt gewesen; zudem war das System nicht an eine Bank angebunden, sodass viele Buchungen manuell vorgenommen werden mussten. “Wenn man etwas falsch gebucht hat, hat man die Buchung später nicht mehr gefunden”, sagt Meier. Das alte Programm hatte zu viele Knöpfe, zu viele Masken und war zu unübersichtlich. “Ich komme eigentlich aus dem Projektgeschäft für Softwareentwicklung. Deshalb lag mein Fokus von Anfang an auf der Software. Mit ihr steht und fällt eine Hausverwaltung.”
“Mein Fokus lag von Anfang an auf der Software. Mit ihr steht und fällt eine Hausverwaltung.”
Sie machte sich auf die Suche nach einem neuen Programm. “Ich habe mir viele Systeme angeschaut und Testversionen durchgespielt. Ich lege viel Wert auf Automatisierung”, sagt Meier. Bei einer Software für Hausverwalter blieb sie hängen: Impower, das ERP-System aus München.
Damit sei die Dateneingabe, wie das Anlegen der Stammdaten, im Handumdrehen erledigt. Auch die Buchhaltung sei schnell gemacht, Nachbuchungen von Objekten seien innerhalb eines Tages möglich. “Die Buchhaltung ist in unserer Branche sehr aufwendig. Aber mit Impower werden Rechnungen einfach eingelesen, gebucht und automatisch zu Bankaufträgen zugeordnet”, sagt Meier. “Innerhalb von wenigen Minuten sind neue Rechnungen verbucht. Das geht sogar nebenbei, wenn man am Telefon ist.” Zudem seien die Wirtschaftspläne sehr übersichtlich.
Auch die Schnittstelle zu ihrem Kommunikationstool von facilioo funktioniere einwandfrei. “Einladungen zu Eigentümerversammlungen verschickt Impower automatisch an facilioo.” Zudem punkte das ERP-System auch beim Support. “Das kenne ich so von anderen Softwareherstellern nicht. Man bekommt schnell Rückmeldung, das ist sehr viel wert.”
Auch ihre Partnerin und Schwiegermutter habe sich schnell in der Hausverwalter-Software zurechtgefunden – obwohl sie jahrzehntelang ihren “eigenen Workflow” hatte, erzählt Meier. “Am Anfang hat sie sich noch gewehrt. Sie hat sehr papierlastig gearbeitet.” Doch mittlerweile mache auch sie die Buchhaltung mit dem neuen Hausverwalter-Programm. Es sei schnell zu erlernen; für andere Systeme benötige man mehrtägige Schulungen. Impower hingegen sei selbsterklärend. “Sie betont oft, wie schnell man mit dem Programm die Arbeit erledigt.”
Und neue Mitarbeiter? Die braucht Meier mit dem ERP nicht. Die Immobilienverwaltung betreut bereits 600 Einheiten, seit der Einführung von Impower hat sich die Zahl mehr als verdoppelt. “Wenn neue Einheiten dazukommen, darf die Arbeit nicht viel mehr werden”, sagt sie.
“Ich mache die Buchhaltung selbst, die Objektbetreuung und die Eigentümerversammlungen. Mit der alten Software wäre das nicht möglich gewesen.”
Der Kontakt zu den Kunden ist eng – und das ist ihr wichtig. “Wir konzentrieren uns auf Qualität und nicht auf Quantität.” Sie sei nicht nur einmal im Jahr bei den Kunden, dafür würden ihre Kunden auch zahlen. “Ich gebe nichts aus der Hand. Ich mache die Buchhaltung selbst, die Objektbetreuung und die Eigentümerversammlungen. Mit der alten Software wäre das nicht möglich gewesen.“
Das nächste Ziel: weitere 200 Einheiten aufzunehmen – jedoch ohne Kompromisse bei der Qualität.
