Impower als Kern für eine Systemlandschafft
Mit Impower lassen sich Prozesse in der Immobilienverwaltung konsequent digitalisieren. Auch die Migration historischer Daten gelingt in kurzer Zeit, wie die Erste Hausverwaltung zeigt.
Der Konsolidierer übernimmt Hausverwaltungen und integriert sie nahtlos in eine einheitliche Softwarelandschaft – und will damit die gesamte Branche modernisieren.
Sie will der führende Immobiliendienstleister in Deutschland werden: die Erste Hausverwaltung aus Köln. Das Unternehmen hat sich ein großes Ziel gesteckt – und ist auf dem besten Weg, es zu erreichen. Schon jetzt verwaltet es mehr als 40.000 Wohneinheiten in ganz Deutschland; 14 Tochtergesellschaften gehören zum Verbund, allein im vergangenen Jahr kamen fünf neue Hausverwaltungen hinzu.
„Wir wollen unsere Kunden in Zukunft ganzheitlich bewirtschaften – und zwar mit modernster Technologie“, sagt Pascal Ambrosius,. Dafür hat das Unternehmen eine Systemlandschaft aufgebaut, die konsequent auf die Bedürfnisse der Verwaltung zugeschnitten ist. Im Mittelpunkt dieser Landschaft steht Impower.
Die „Erste Hausverwaltung“ ist ein Konsolidierer: Sie übernimmt Immobilienverwaltungen und vereint sie unter einem Dach. Die operativen Aufgaben bleiben im Tagesgeschäft vor Ort – doch das Mutterunternehmen bringt neuen digitalen Schwung ein, optimiert Prozesse und professionalisiert insbesondere die Buchhaltung.
Viele der übernommenen Verwaltungen arbeiteten zuvor stark analog. „Manche unserer Hausverwaltungen waren sehr analog, als wir sie übernommen haben“, sagt Ambrosius. In einigen Häusern lief Vorgangsmanagement über Post-Its, andernorts dominierten Telefonketten.
In der Hausverwaltung steckt ein unglaubliches Potenzial – es musste einfach besser gehen.
Justus Freudenberg, Geschäftsführer und CEO der Ersten Hausverwaltung, beschreibt die Ausgangslage noch drastischer: „Es kann nicht sein, dass vier Leute drei Stunden lang Briefe tackern, eintüten und zukleben – das fühlte sich an wie 20 Jahre in der Vergangenheit.“ Gleichzeitig sieht er enormes Potenzial in der Branche: „In der Hausverwaltung steckt ein unglaubliches Potenzial – es musste einfach besser gehen.“
Für die Erste Hausverwaltung ist Digitalisierung daher kein Selbstzweck, sondern ein Hebel für bessere Arbeit, zufriedenere Mitarbeitende und glücklichere Kunden. „Digitalisierung bringt so viele Vorteile“, sagt Ambrosius – von beschleunigten Abläufen bis hin zu höherer Transparenz.
Das Unternehmen wollte ein System, das alle Kernbereiche abdeckt: Kundenportal, Vorgangsmanagement, Buchhaltung und Postversand. Gleichzeitig entschied man sich bewusst gegen eine Eigenentwicklung. Stattdessen prüfte man zahlreiche ERP-Systeme – und wählte Impower. „Das Spezielle an dem ERP ist die Einfachheit“, sagt Ambrosius. Die Verbuchung von Bankumsätzen sei kinderleicht; eine Hausgeldabrechnung für 30 Einheiten lasse sich in unter fünf Stunden erstellen. Schon heute sind 95 Prozent des Rechnungseingangs digitalisiert, neue Objekte können in weniger als 60 Minuten angelegt werden.
Hier knüpft Daniel Pesch, Geschäftsführer und CTO (Chief Technology Officer), an und beschreibt Impower als zentrale technische Basis des Unternehmens: „Impower ist eine belastbare Plattform, die uns Wachstum ermöglicht – sie legt uns keine Steine in den Weg, sondern trägt unsere Geschwindigkeit mit. “Besonders der Rechnungseingang war ein Wendepunkt: „Der Rechnungseingangsprozess ist in den meisten Softwares echt schwach. Mit Impower haben wir ihn endlich vereinheitlicht – überall derselbe Posteingang, revisionssichere Dokumente, gleiche Kontierung, gleicher Kontenrahmen.“
Ein weiterer strategischer Vorteil ist die standortübergreifende Zusammenarbeit. Durch eine einheitliche Plattform können Teams deutschlandweit ineinandergreifen. Daniel Pesch erklärt: „Kollegen aus Ingolstadt helfen Köln, Hamburg wird von Stuttgart mitgetragen – das war vorher undenkbar.“ So gewinnt das Unternehmen nicht nur Effizienz, sondern auch Resilienz gegenüber Ausfällen und Lastspitzen.
Auch die Hausgeldabrechnung wurde grundlegend vereinfacht: „Wenn ich in Impower die Hausgeldabrechnung öffne, ist sie im Grunde schon fertig – ohne Checkbox-Chaos, ohne Handbuch, ohne Nacharbeit.“ Das schlägt sich in messbaren Ergebnissen nieder: „Wir sehen ungefähr 50 Prozent Produktivitätsgewinne – viele Jahresabschlussarbeiten fallen komplett weg.“
Gleichzeitig bleibt Impower flexibel. Durch offene APIs kann die Erste Hausverwaltung eigene Reportings entwickeln und weitere Tools nahtlos integrieren. Neue Tochtergesellschaften lassen sich unabhängig von ihrer bisherigen Software anbinden. Der Integrationsprozess läuft in enger Abstimmung: Zunächst wird das Altsystem analysiert, dann werden Daten bereinigt („glattgezogen“) und migriert, schließlich folgt die Schulung. Statt mehrerer Monate dauert dieser Prozess mit Impower heute oft nur noch wenige Tage.
Wir sehen ungefähr 50 Prozent Produktivitätsgewinne – viele Jahresabschlussarbeiten fallen komplett weg.
Für CEO Justus Freudenberg ist klar: Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein langfristiger Weg. „Hausverwaltung ist kein Sprint, sondern ein Marathon – mit langfristigen Kundenbeziehungen. Genau dafür braucht man gute Software.“
Er führt weiter aus: „Ohne gute Software kann man kein führender Immobiliendienstleister werden.“ Er beschreibt Impower daher als echten Partner: „Mit Impower haben wir einen Partner gefunden, der uns wirklich versteht und mit uns wächst.“
CTO Daniel Pesch hebt zugleich den Support hervor: „Der Support von Impower ist sehr stark – besonders bei Importen, Migrationen und Buchhaltungsfragen.“ Zugleich warnt Justus Freudenberg vor falschen Erwartungen: „Ich würde Impower jedem empfehlen, der ernsthaft digitalisieren will. Wer nur Alibi-Digitalisierung will, wird damit keinen Spaß haben.“
Gemeinsam setzen die Erste Hausverwaltung und Impower neue Maßstäbe für die Branche. Individualisierbare Prozesse, datengetriebene Steuerung und skalierbare Digitalisierung werden künftig entscheidend sein. Die Systemlandschaft von morgen entsteht bereits heute – und Impower ist ihr zentrales Fundament.
