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Die Einführung von Impower hat die Arbeitsweise der Hausverwaltung Unysono grundlegend verändert. Automatisierte Abläufe, digitale Prozesse und ortsunabhängiges Arbeiten sorgen für mehr Effizienz im Alltag. Besonders in der Buchhaltung spart das Unternehmen heute 20 Prozent Zeit ein.
Die Anforderungen an moderne Hausverwaltungen steigen kontinuierlich. Eigentümer erwarten schnelle Reaktionszeiten, transparente Prozesse und eine zuverlässige Betreuung. Kurz: Hausverwaltungen müssen exzellente Arbeit abliefern. Für Filip Winkler, den Geschäftsführer von Unysono Immobilienkultur, war deshalb klar: Die bestehenden Systeme konnten mit den Anforderungen des Unternehmens nicht mehr Schritt halten. Eine neue ERP-Software musste her: Impower.
Jahrelang arbeitete die Hausverwaltung mit unterschiedlichen Systemen. “Es war ein etabliertes System. Es lief jedoch über einen Server und war nicht sehr bedienerfreundlich. Es war etwas in die Jahre gekommen”, sagt Winkler. “Gefühlt musste man für alles unzählige Häkchen setzen.“ Hinzu kam die starke Abhängigkeit von lokalen Serverstrukturen – ein klarer Nachteil in einer Zeit, in der flexibles und mobiles Arbeiten immer wichtiger wird.
Winkler und seine Partnerin Angela Ciliberto entschieden sich für ein anderes ERP, welches das Altsystem ersetzen sollte; doch auch diese Lösung erfüllte die Anforderungen nicht. Wichtige Funktionen fehlten: Prozesse waren umständlich, es gab keine Anbindung an eine Bank und die erhoffte Arbeitserleichterung blieb aus. Stattdessen kostete die Umstellung viel Zeit, Geld und Nerven. “Das Gute war, dass wir bei dem Programm sehen konnten, was nicht funktionierte – und aber wichtig war”, so Winkler.
Wenn Systeme wirklich zusammenspielen
Offene Schnittstellen für einen durchgängigen Workflow
Mit Impower fiel die Entscheidung bewusst auf ein System, das sowohl funktional als auch technisch überzeugte. “Besonders ausschlaggebend für uns waren das cloudbasierte System, die einfache Bedienung und die Offenheit der Schnittstellen. Die Kombination mit facilioo und Neovaro Plus schafft einen wunderbaren digitalen Workflow”, sagt der Immobilienverwalter.
Ein weiterer spürbarer Vorteil zeigt sich beispielsweise bei Eigentümer- und Nutzerwechseln sowie bei der Erteilung von SEPA-Mandaten. Prozesse, die früher mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden waren, laufen heute automatisiert ab. “Kunden bekommen einfach einen Link, erteilen das Mandat digital – und die Informationen werden direkt in Impower hinterlegt. Das ist super.”
Auch die Arbeit im Team hat sich deutlich verändert. Dank der cloudbasierten Struktur kann heute ortsunabhängig gearbeitet werden. “Den Laptop im Café aufklappen und schnell etwas prüfen – das funktioniert problemlos“, beschreibt Winkler die neue Flexibilität.
Ein ERP, das sich von selbst erklärt
Intuitive Bedienung statt teurer Schulungen
Besonders überrascht hat ihn der geringe Schulungsaufwand. Während frühere Systemeinführungen oft mehrere Schulungstage erforderten, verlief das Onboarding bei Impower deutlich einfacher. Die intuitive Bedienung und die umfangreiche Dokumentation mit Videos und Screenshots ermöglichten dem Team einen schnellen Einstieg. Viele Funktionen konnten direkt im Arbeitsalltag ausprobiert und eigenständig erlernt werden. “Es ist keine Schulung mehr nötig. Das bedeutet eine noch größere Zeitersparnis”, sagt Winkler.
Es ist keine Schulung mehr nötig. Das bedeutet eine noch größere Zeitersparnis
Filip Winkler Geschäftsführer, Unysono Immobilienkultur GmbH
Vor allem in der Buchhaltung und Dokumentation zeigen sich heute deutliche Effizienzgewinne, sagt Partnerin Angela Ciliberto. “Eingehende Rechnungen lassen sich automatisch Vorgängen zuordnen, Freigabeprozesse können sauber dokumentiert werden und Informationen können transparent weitergegeben werden.“
Das A und O einer modernen Buchhaltung sei die Standardisierung der Prozesse, sagt Ciliberto. “Es braucht feste Strukturen. Nur so können Prozesse gut funktionieren.” Mit Impower konnte die Immobilienverwaltung gut 20 Prozent der Zeit in der Buchhaltung einsparen. Zudem mache das Arbeiten mit dem ERP-System mehr Spaß, sagt Ciliberto.
Hunderte Funktionen, die den Alltag als Hausverwalter vereinfachen
Vor allem habe sich die Qualität der Arbeit verbessert, sagt Filip Winkler. “Gerade in der Hausverwaltung ist eine lückenlose und präzise Dokumentation entscheidend.” Durch standardisierte und klar geführte Prozesse reduziere das System Fehlerquellen. “Es gibt nur wenige gute Arbeitskräfte auf dem Arbeitsmarkt. Wir merken, dass das Verantwortungsbewusstsein bei vielen sinkt.” Mit Impower könne man Arbeitskräfte einsparen. “Es ist absehbar, dass wir die Arbeit, die wir jetzt zu siebt erledigen, auch zu viert machen können.”
Besonders deutlich wird der Unterschied bei Belegprüfungen: Früher waren diese mit hohem manuellem Aufwand verbunden und konnten sich über Wochen ziehen. Heute stehen die relevanten Informationen digital und strukturiert zur Verfügung. Eigentümer können viele Fragen selbst beantworten, Dokumente schneller finden und Vorgänge transparenter einsehen.
Mit echter KI Prozesse automatisieren und Personal entlasten
Ein wirtschaftlicher Vorteil, den man deutlich spüren kann
Die gewonnene Zeit nutzt das Unternehmen gezielt für strategische Maßnahmen: eine bessere Kundenbetreuung, die qualitative Weiterentwicklung des Bestands und Wachstum. Statt Ressourcen in manuelle Verwaltungsaufgaben zu investieren, kann sich das Team nun stärker auf Umsatzsteigerung, Portfolioentwicklung und die bessere Betreuung der Kunden konzentrieren.
So muss ein ERP-System funktionieren.
Filip Winkler Geschäftsführer, Unysono Immobilienkultur GmbH
Für Filip Winkler steht deshalb fest: Digitalisierung bedeutet nicht nur schnellere Prozesse. Entscheidend ist vor allem die Möglichkeit, die Qualität der Arbeit nachhaltig zu verbessern. “Impower ist wie ein präzise arbeitender Bibliothekar: Er räumt Bücher in die Regale und vermerkt gewissenhaft, wo sie stehen. So muss ein ERP-System funktionieren.”
