Berliner Hausverwaltung automatisiert die gesammte Buchhaltung
Belegprüfung. Für viele Hausverwalterinnen und Verwalter ist die jährliche Prüfung ein leidiges Thema.
Vor einer Eigentümerversammlung müssen oft Tausende Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen aus Ordnern herausgesucht und in einen Prüfungsordner einsortiert werden. So bisher auch bei der Hausverwaltung Hauschild mit Sitz in Berlin und Magdeburg. "Pro Belegprüfung fallen bei uns bis zu 2000 Seiten an Dokumenten an", sagt Stefan Kluge, Leiter der Buchhaltung bei Hauschild. Bei der Prüfung von so vielen Daten können leicht Fehler passieren.
Zum Beispiel, wenn ein Rechnungsbetrag in der Belegprüfung nicht die richtige Höhe aufweist, weil die Rechnung aufgeteilt werden muss. "Wenn sich ein Fehler einschleichen sollte, muss das von uns schnellstens korrigiert werden", erklärt Kluge, 41. Den Beiräten müsse dann so schnell wie möglich die richtige Version zur Verfügung gestellt werden.
Oft hat die Hausverwaltung die Belegprüfung gemeinsam mit den Beiräten gemacht. "Dafür war in der Regel ein halber Tag nötig. Ein Mitarbeiter war damit beschäftigt – zusätzlich zur eigenen Belegprüfung." Das war nicht komfortabel, sagt Kluge. "Den Beiräten ist wichtig, dass die Belegprüfung einfach und übersichtlich ist."
Vergangenes Jahr hat die Hausverwaltung Impower eingeführt – und damit die Belegprüfung für ihre Kunden revolutioniert. “Die Beiräte finden das Belegprüfungs-Modul sehr gut. Es ist übersichtlich und sie finden darin alles, was sie brauchen”, sagt Kluge. “Wir können die Belege rasend schnell bereitstellen – ein Knopfdruck und schon hat man den Link für die Kunden.” Man könne “eins zu eins” und zeitgleich mit den Beiräten über die Belege gucken. “Die Beiräte sagen etwas, wir kommen sofort zum Punkt. Die Kommunikation mit ihnen ist seit der Einführung von Impower bedeutend besser geworden.”
Mit der cleveren Software und der automatisierten Belegprüfung fällt stundenlange Sortierarbeit weg; Belege müssen nicht mehr aufwendig umgehängt werden, sie sind sofort digital verfügbar. Zudem lassen sich Fehler vermeiden: Mit der intelligenten Software lassen sich Rechnungen direkt der richtigen Buchung und Liegenschaft zuordnen; Belege werden automatisch abgeglichen, so geht kein Beleg verloren. So sparen Verwalter und Beiräte nicht nur Nerven – sondern auch Zeit.
“Bei der Belegprüfung konnten wir mit Impower 50 Prozent der Zeit einsparen” –
Die Überprüfung der Belege und der Buchungen geht jetzt deutlicher zügiger als mit unserer bisherigen Software. Man muss nicht durch irgendwelche Untermenüs zur Rechnung scrollen, sondern hat sofort Zugriff auf den Beleg, wenn man ihn anklickt.” Und sollte sich ein Fehler eingeschlichen haben, lasse sich dieser sofort korrigieren, so Kluge: “Ich kann die Verbuchung einer Rechnung sofort auf das richtige Sachkonto abändern.”
Auch Geschäftsführer Michel Hauschild ist von Impower überzeugt. “Mit der neuen Software sind weniger Mitarbeiter für die gleiche Arbeit erforderlich. Und neue Angestellte können leicht eingearbeitet werden, weil das Programm sehr leicht verständlich ist.” Ein weiterer Vorteil sei der Wegfall des lokalen Servers: Das neue ERP-System ist Cloud-basiert, damit kann nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice oder von der unterwegs aus gearbeitet werden. “Unsere IT-Kosten sind runtergegangen, weil wir keinen Server mehr vorhalten müssen”, sagt Hauschild.
Mit Impower und der einfachen Buchhaltung könne man sich auf die wesentlichen Aufgaben einer professionellen Objektverwaltung konzentrieren. “Der Beruf des Verwalters ist sehr anspruchsvoll und breit gefächert”, sagt er. Man braucht ein breites Spektrum an verschiedenen Kompetenzbereichen. Mit der neuen Software haben wir jetzt mehr Freiraum und Entwicklungspotenziale.”
”Mit der neuen Software haben wir jetzt mehr Freiraum und Entwicklungspotenziale. Erst durch Impower ist das möglich geworden.”
Mit der Zeitersparnis, die das ERP-System gebracht habe, könne der Verwalter mehr Service anbieten – und weitere Objekte betreuen. Die Firma wächst stark, ihre Dienstleistungen will sie künftig auch bundesweit anbieten. “Erst durch Impower ist das möglich geworden.”
